Ga naar inhoud

Standalone SaaS-instantie Octobox voor Woo-proces (Bedrijfsvoering)

ID: ADR-0002
Status: Voorgesteld
Datum: 2026-04-16
Domein: Enterprise
Auteurs: Casper van Olden, Enterprise Architect

Context en Probleemstelling

Om te voldoen aan de verplichtingen vanuit de Wet open overheid (Woo) moet het CIZ documenten (passief en in de toekomst actief) openbaar maken. Het handmatig lakken van privacygevoelige informatie is momenteel te arbeidsintensief en foutgevoelig, waardoor wettelijke termijnen in het geding komen. Er is een geautomatiseerde laktool nodig.

Binnen het CIZ wordt de tool 'Octobox' momenteel al gebruikt, maar deze is diep geïntegreerd in het Primair Proces (Apoyo/NLX) en wordt beheerd door Atos. De architecturale vraag is of we voor het Woo-proces (Bedrijfsvoering) moeten aanhaken op de bestaande, complexe Octobox-instantie van het primaire proces, of dat we een nieuwe, geïsoleerde SaaS-instantie inrichten.

Beslissingsfactoren en constraints

  • Organisationele beperkingen: Hoge tijdsdruk om te voldoen aan de Woo-wetgeving (eind 2026). Slechts een zeer kleine gebruikersgroep (ca. 5 juridische medewerkers) is direct betrokken bij het lakproces.
  • Technische beperkingen: Het Primair Proces (Apoyo) staat op het punt van livegang (juni). Wijzigingen in dit domein brengen momenteel onacceptabele risico's met zich mee. Daarnaast mist de huidige PP-inrichting een gebruikersdashboard voor ad-hoc Woo-dossiers.
  • Beveiligings- en privacy beperkingen: Strikte scheiding vereist tussen zeer gevoelige zorgcliëntdata (indicaties in het PP) en bedrijfsvoeringsdocumenten (beleid, convenanten, Woo-besluiten).
  • Operationele beperkingen: Behoefte aan eigen wendbaarheid (pace-layering) voor Juridische Zaken qua beheer van metadata en lakregels, zonder afhankelijkheid van de releasekalender van Atos.

Overwogen Opties

  1. Optie 1: Een nieuwe, afzonderlijke SaaS-instantie van Octobox (Nederlandse cloud) specifiek voor het Bedrijfsvoerings-/Woo-domein.
  2. Optie 2: Hergebruik en aanpassing van de huidige Octobox-instantie (gehost door Atos en geïntegreerd met Apoyo) in het Primair Proces.
  3. Optie 3: Gebruikmaken van Zylab als alternatieve laktool in een SaaS-constructie.

Besluitvorming

Gekozen optie: Optie 1 (Nieuwe afzonderlijke SaaS-instantie van Octobox), omdat deze benadering Bimodale IT en 'Separation of Concerns' optimaal toepast.

Hoewel Optie 2 in theorie applicatiewildgroei voorkomt, wegen de nadelen in deze specifieke casus veel zwaarder. Door een losse SaaS-instantie te kiezen, isoleren we het risico en garanderen we dat de naderende livegang van Apoyo in het primaire proces niet wordt verstoord door de behoeften van slechts 5 gebruikers. Bovendien zorgt de fysieke/logische scheiding van domeinen ervoor dat we geen gevoelige cliëntdata vermengen met beleidsstukken, wat een groot voordeel is vanuit AVG-perspectief. Tot slot biedt het de afdeling Juridische Zaken de wendbaarheid om zelf Woo-categorieën te beheren. Let op: deze goedkeuring geldt specifiek voor de Woo-use-case; eventuele latere strategische, enterprise-brede IHH-implementaties vereisen een nieuwe beoordeling.

Consequenties

  • Positief, want: Zorgt voor een zeer snelle implementatie (weken i.p.v. maanden) om de Woo-compliance deadlines te halen.
  • Positief, want: Elimineert het risico op verstoring van de kritieke livegang van Apoyo (Primair Proces) in juni.
  • Positief, want: Minimaliseert privacyrisico's (AVG) door een strikte datascheiding tussen cliëntdata (PP) en Woo-documenten (BV).
  • Negatief, want: Leidt functioneel gezien tot duplicatie van systemen (twee Octobox-instanties in het landschap) met mogelijk dubbele licentiekosten voor de organisatie.
  • Negatief, want: Integratie tussen de nieuwe SaaS-laktool en bestaande documentopslag (SharePoint/DMS) is vooralsnog handmatig; verregaande automatisering vereist in de toekomst alsnog integratiewerk.